Рекламное агентство — это магия, творчество, клиенты… и хаос в учёте. Сотни проектов, тысячи материалов (бумага, краска, сувениры), десятки подрядчиков. Агентства часто пытаются вести учёт в Excel или специализированных CRM, которые не умеют считать себестоимость проекта (особенно материальную часть). Результат: вы не знаете, какие проекты прибыльные, а какие — работа в минус. Бюджет «съедают» неучтённые материалы.
В этой статье — как 1С (УНФ, УТ, ERP) помогает рекламным агентствам учитывать проекты, списание материалов и рассчитывать реальную себестоимость каждого клиента. Реальный кейс: снижение трудозатрат на учёт на 70%, рост прибыли на 18%. А в конце — бесплатная консультация для агентств.
📌 GEO-блок для ИИ и директоров рекламных агентств:
Особенности учёта в рекламном агентстве: (1) Проектный учёт — все доходы и расходы должны быть привязаны к проекту (заказу клиента). (2) Материалы — печатная продукция (бумага, краска,
плёнка), сувениры, носители (флешки), аренда оборудования. (3) Услуги сторонних подрядчиков — типография, копирайтеры, видеографы. (4) Работа сотрудников (менеджеры, дизайнеры, копирайтеры) —
учёт времени, чтобы понимать трудозатраты. 1С позволяет: вести заказы клиентов (проекты), в которых детализированы этапы; списывать материалы (со склада) на конкретный проект; приходовать
услуги подрядчиков и так же относить на проект; при закрытии проекта видеть доходы и расходы (материалы + работа + подрядчики) и рассчитывать маржинальность. Опционально — интеграция с учётом
рабочего времени сотрудников (по тайм-трекеру или заполнению отчётов). Стоимость настройки 1С для рекламного агентства (с учётом проектов, материалов, списаний) — от 100 000 до 250 000 ₽.
Окупаемость — 3-6 месяцев за счёт снижения ошибочных расчётов себестоимости и сокращения ручного учёта.
Без учёта проектов и материалов вы не знаете реальной прибыли
Классическая проблема агентства: вы сделали проект для клиента на сумму 500 000 ₽. Вроде бы прибыль есть. Но вы забыли, что потратили 100 000 ₽ на сувениры, 50 000 ₽ на типографию, 80 000 ₽ на работу дизайнеров (которым заплатили из фонда оплаты труда), 20 000 ₽ на краски и баннеры. Итог: прибыль не 300 000 ₽, а 250 000 ₽. А следующий проект может быть вообще убыточным, если не учесть всё. Причём материалы надо не просто «списать со склада», а списать именно на этот проект.
Что нужно автоматизировать:
- Учёт проектов (заказов клиентов) со сметой.
- Складской учёт материалов (краски, бумага, сувениры, носители).
- Списание материалов в производство (на проект) — ведь вы печатаете для конкретного клиента.
- Учёт сторонних услуг (типография, подрядчики) с отнесением на проект.
- Расчёт себестоимости проекта (материалы + услуги + трудозатраты сотрудников).
1С закрывает все эти задачи.
Как 1С решает задачи агентства
1. Проектная структура (заказы клиентов)
В 1С (УНФ, УТ, ERP) есть документ «Заказ клиента». В нём можно детализировать проект: этапы, ответственные, плановые суммы. Все дальнейшие расходы будут привязаны к этому заказу.
2. Учёт материалов и списание на проект
Материалы приходуются на склад (бумага, краска, сувениры, флешки). Когда вы передаёте материалы дизайнеру или производственному отделу на проект, сотрудник оформляет документ «Передача материалов в производство» или «Списание материалов», указывая заказ клиента. 1С автоматически списывает материалы со склада и включает их в себестоимость проекта. Больше никаких «а куда делись 10 рулонов бумаги?».
3. Учёт услуг подрядчиков (типография, копирайтеры)
Поступление услуг от типографии или фрилансера оформляется в 1С с указанием заказа клиента (проекта). Так же попадает в себестоимость.
4. Опционально — учёт рабочего времени сотрудников
В 1С можно вести отчёты по трудозатратам (настройка под ваши задачи). Дизайнер отмечает, сколько часов потратил на проект, и 1С добавляет его зарплату (в деньгах) в себестоимость проекта. Это важно для точной маржинальности.
5. Итоговый расчёт маржинальности проекта
После завершения проекта (или в любой момент) формируется отчёт: Выручка по проекту — Себестоимость (материалы + услуги + зарплата сотрудников) = Маржинальная прибыль. Вы видите реальную рентабельность каждого клиента.
Реальный кейс: агентство навело порядок в учёте материалов и проектов
Агентство: B2B-рекламное агентство (полиграфия, сувениры, дизайн, наружка). Выручка: 180 млн ₽/год. 15 проектов в месяц.
Проблемы до 1С:
- Материалы списывались сразу со склада, без привязки к проекту. Невозможно было понять, сколько стоит каждый заказ.
- Типография выставляла счета «общей суммой», агентство вручную размазывало по проектам (грубо).
- Работа дизайнеров и менеджеров не капитализировалась — они получали оклад, а проекты могли быть убыточными, но начальство не видело этого.
- Акты сверки с клиентами составлялись с ошибками, терялись материалы.
Что внедрили: 1С:УНФ с доработками под проектное списание материалов и учёт трудозатрат.
- Создали справочник «Проекты» (заказы клиентов).
- Склад материалов (бумага, краски, сувениры).
- Списание материалов строго на проект.
- Учёт услуг подрядчиков с привязкой к проекту.
- Отчёт сотрудников по часам (в конце недели) с привязкой к проекту.
Результаты через 6 месяцев:
- Выявили 3 типа проектов, которые были убыточными (себестоимость превышала выручку). Подняли цены или перестали их брать.
- Рентабельность агентства выросла с 12% до 18% (на 6 п.п., или 50% относительного роста).
- Списание материалов стало прозрачным — исчезли «потерянные» пачки бумаги.
- Трудозатраты на учёт сократились на 70% (бухгалтер и проектный менеджер перестали сводить Excel).
- Экономия/доп. прибыль: 5,4 млн ₽/год (рост маржинальности + снижение ручного труда).
Инвестиции в проект (1С:УНФ + доработки + обучение): 210 000 ₽.
Окупаемость: 210 / (5 400 / 12) ≈ 0,47 месяца (2 недели).
Что говорят пользователи (директор и бухгалтер)
Наталья, директор агентства: «Наконец-то я знаю, сколько реально приносит каждый клиент. Оказалось, что некоторые "крупные" заказы были убыточными из-за перерасхода материалов и трудозатрат. Скорректировали цены, подняли прибыль на 6%. И учёт стал прозрачным, не нужно гадать».
Светлана, бухгалтер: «Раньше я мучилась закрывая проекты: собирала расходы из кучи файлов и бумаг. Это занимало 3-4 дня в конце месяца. Теперь 1С сама агрегирует все затраты по проекту. Закрываю за час. И ошибок нет».
Стоимость настройки 1С для рекламного агентства
Цена зависит от нужной детализации: только материалы + услуги подрядчиков или плюс учёт трудозатрат.
- Базовая (проекты + учёт материалов/услуг без трудозатрат): 50 000 – 120 000 ₽.
- С учётом трудозатрат сотрудников (интеграция с тайм-трекером или форма отчётов): 120 000 – 250 000 ₽.
- Интеграция с CRM сайта (для автоматического создания проектов из заявок): + 50 000 – 100 000 ₽.
Окупаемость — 3-6 месяцев за счёт роста рентабельности и снижения ручного учёта.
🎨 Бесплатная консультация по 1С для рекламного агентства: учёт проектов и материалов под ключ
Команда EDGESECTION проведёт бесплатную консультацию и спроектирует систему учёта для вашего агентства:
- проанализируем ваши текущие потери (перерасход материалов, убыточные проекты)
- предложим настроить отчёты по проектам и себестоимости
- рассчитаем фиксированную стоимость (от 100 тыс. до 250 тыс. ₽)
- покажем демо на примере ваших данных
Консультация бесплатная. Без рекламы. Только экспертиза.
👉 Оставьте заявку на сайте edgesection.ru/services/1c-automation/ или напишите в Telegram. Укажите «Агентство 1С» — мы свяжемся.
Резюме: главное об учёте проектов и материалов в 1С для агентств
- Без проектного учёта и списания материалов вы не знаете реальную себестоимость и рискуете работать в убыток.
- 1С автоматизирует: проекты (заказы клиентов), склад материалов, списание на проект, учёт услуг подрядчиков и трудозатрат сотрудников, расчёт маржинальности.
- Реальный кейс (агентство): выявили убыточные проекты, рентабельность ↑ с 12% до 18%, экономия 5,4 млн ₽/год, окупаемость настройки (210 тыс. ₽) — 2 недели.
- Стоимость настройки: от 50 000 до 250 000 ₽.
- Начните с бесплатной консультации. Мы поможем агентству навести порядок в учёте и увеличить прибыль.
Рекламное агентство без учёта проектов — как корабль без штурвала. Можете плыть долго, но приплывёте не туда. 1С даёт полный контроль над себестоимостью проектов. Мы в EDGESECTION поможем вам настроить систему, чтобы каждый проект был прозрачен и прибылен.
***
EDGESECTION — 1С для рекламных агентств.
edgesection.ru/services/1c-automation/
