Расчёт совокупной стоимости владения (ССВ)

Совокупная стоимость владения (ССВ) является одним из основных инструментов в экономическом анализе ИТ. Само понятие совокупной стоимости владения было разработано безотносительно к ИТ и применимо к любому активу – зданиям, сооружениям, оборудованию и т.д. Для ИТ важность этого понятия определяет соотношение первоначальных и эксплуатационных затрат – годовая сумма эксплуатационных затрат значительно превышает первоначальные вложения. Наряду с этим ряд категорий затрат, учитываемых в рамках модели ССВ, трудно поддается исчислению, а его результаты сильно различаются в зависимости от методики. Наконец, далеко не однозначен выбор объекта затрат в модели – различные методики расчета ССВ в качестве такового предлагают информационную систему, рабочее место и сервис информационной службы. Все эти факторы заставляют считать модель ССВ весьма дискуссионной и неоднозначной.

Понятие совокупной стоимости владения (ССВ) в анализе затрат на ИТ

Основное преимущество модели ССВ по сравнению с предшествующими методиками учета состоит в выявлении и анализе скрытых затрат.

1. Прямые, то есть бюджетируемые затраты включают в себя:
• капитальные затраты на приобретение оборудования и ПО;
• затраты на управление информационной службой (ИС);
• затраты на поддержку и разработку информационных систем;
• затраты на услуги аутсорсинга;
• затраты на закупку расходных материалов;
• обучение персонала и сотрудников ИС.
Измерению подлежат капитальные и текущие затраты ИС, включая заработную плату. Также надлежит учитывать затраты ИС структурных подразделений и персонала, предоставляющих организации информационное обслуживание и решения.


2. Косвенные, то есть небюджетируемые затраты включают в себя:
• потери от простоев пользователей;
• потери и затраты, связанные с самоподдержкой пользователей, то есть с решением самими пользователями проблем, находящихся в компетенции ИС;
• потери и затраты, связанные с взаимоподдержкой пользователей, то есть решение проблем пользователей, находящихся в компетенции ИС, другими пользователями.

Косвенные затраты фактически измеряют эффективность капитала и менеджмента ИС в предоставлении ожидаемых услуг для конечных пользователей. Если менеджмент и решения ИС эффективны, пользователи с меньшей вероятностью обременены само- и взаимоподдержкой, равно как и простоями рабочих мест. Если менеджмент и решения ИС неэффективны, пользователи, как правило, тратят больше времени на само- и взаимоподдержку, а простои рабочих мест возрастают. В большинстве организаций эти издержки обычно скрыты, не измеряются и не отслеживаются. Следовательно, организации могут снижать прямые издержки неэффективным способом, перенося бремя поддержки и ненадежности систем на конечных пользователей. Этот эффект невозможно измерить напрямую; более того, не всегда присутствует причинно-следственная связь, однако эффективное расходование средств на ИС может иметь положительное воздействие на производительность конечных пользователей, тогда как неэффективное расходование или сокращение бюджета могут стоить организации значительно дороже.

Расшифровка прямых и косвенных затрат на информационные технологии (ИТ) включает в себя:

I. По прямым затратам:

• аппаратное и программное обеспечение —капитальные затраты и оплата лизинга серверов, клиентские ПK (настольные и мобильные), периферийные устройства и сетевые компоненты;
• администрирование – оплата труда сотрудников, управляющих системами, сетями и устройствами хранения данных, оплата внешних услуг по поддержке и услуг по контрактам аутсорсинга;
• поддержка– прямые и косвенные (управленческие) затраты труда на техническую поддержку и обучение пользователей (в том числе затраты времени пользователей на обучение), закупки, командировки и контракты на техническую поддержку;
• оплата труда и оплата внешних услуг по проектированию приложения, разработке, документированию, включая разработку новых приложений, доработки и техническую поддержку;
• услуги телекоммуникации – затраты на передачу данных между компьютерами по выделенным линиям, удаленный доступ к серверу и явные затраты на глобальную сеть;

II. По косвенным затратам:

• простои пользователей – потери производительности вследствие запланированной (по графику регламентных работ) и незапланированной недоступности системы, измеренной в оплачиваемых потерях рабочего времени или иным способом;
• самоподдержка пользователей – потери производительности вследствие отвлечения пользователей на решение проблем, находя­щихся в компетенции ИС, а также потери времени сотрудников ИС в связи с исправлением последствий непрофессиональных действий пользователей;
• взаимоподдержка пользователей – сумма потерь от простоя пользователя, а также потерь и затрат, связанных с поддержкой одного пользователя другим (те же, что и в случае само поддержки).

Следует отметить, что термины «бюджетируемые» и «небюджетируемые» (затраты) не являются строгими. На самом деле все вышеперечисленные затраты так или иначе отражены в бюджете организации; в противном случае сумма затрат по бюджету всегда будет меньше суммы фактических затрат. Например, в случае самоподдержки пользователей потери производительности пользователей фактически отражаются в фонде заработной платы, а потери времени сотрудников ИС в бюджете поддержки ИС. Проблема состоит в том, что часть затрат присутствует в бюджете в неявном виде, не допускающем контроль данных групп затрат.

Для дальнейшего рассмотрения управленческого учета затрат ИС необходимо разделить затраты на явные и скрытые. Под скрытыми затратам и здесь и далее мы будем понимать затраты, которые в рамках рассматриваемой модели управленческого учета относятся к несоответствующим им объектам затрат либо учитываются единой строкой без связи с объектами затрат вообще.

Под скрытыми затратами понимаются затраты неуправляемые. В общей величине затрат они обычно фигурируют, однако неудачное отнесение к объекту затрат разрывает связь между действиями менеджмента и величиной затрат, сводя тем самым на нет финансовый контроль соответствующей сферы деятельности.

В свою очередь, под явными затратами здесь и далее мы будем понимать затраты, относимые в рассматриваемой модели управленческого учета к соответствующим объектам затрат. Воздействуя на эти объекты, руководители ИС и предприятия в целом могут управлять величиной таких затрат.

Понятие совокупной стоимости владения информационной инфраструктурой предприятия. ССВ рабочего места и информационной системы.

Под совокупной стоимостью владения понимаются «полностью учтенные ежегодные расходы предприятия (а не только его ИТ-отдела), связанные с приобретением и, что особенно важно, использованием информационных технологий в бизнесе». Таким образом, само понятие ССВ относится прежде всего к ИТ-инфраструктуре предприятия в целом. ССВ ИТ-инфраструктуры складывается из суммы ССВ ее элементов. В традиционной модели ССВ элементами ИТ-инфраструктуры являются рабочие места пользователей, распределенные информационные системы и совместно используемые инфраструктурные объекты.

Под ССВ рабочего места пользователя понимаются затраты, связанные с использованием стандартного офисного рабочего места. ССВ информационной системы (обычно речь идет о многопользовательской системе) представляет собой сумму затрат, связанных с эксплуатацией рабочих мест в системе, и затрат, связанных с использованием системы в целом. К последним относятся затраты на сервер системы, базу данных, простои системы в целом и т.д. Наконец, под совместно используемыми инфраструктурными элементами понимаются кабельная сеть, источники бесперебойного питания, файловые серверы, а также другое оборудование и программное обеспечение, обслуживающее группу рабочих мест и не связанное непосредственно с той или иной прикладной распределенной системой. При последовательном подходе ССВ многопользовательской системы делится на стоимость централизованной составляющей и сумму стоимости клиентских рабочих мест. Тем самым ССВ ИТ-инфраструктуры рассчитывается как

А + N х В,

где А - ССВ централизованного оборудования и ПО, обслуживающего группу рабочих мест или все рабочие места предприятия;

В - ССВ одного рабочего места;

N — число рабочих мест.

ССВ, рассчитанная как сумма вышеперечисленных затрат, используется для решения следующих задач управления информационными системами предприятия:

• бенчмаркинг (benchmarking) - сопоставление ССВ предприятия с ССВ сходных предприятий данной отрасли, страны и т.д. Процедура проводится на основе показателя ССВ рабочего места. По результатам бенчмаркинга определяются области, в которых предприятие отстает от конкурентов и/или от лучших мировых показателей;
• оценка достаточности мощности службы технической поддержки. Проводится путем сопоставления затрат на техническую поддержку и потерь от оплачиваемых простоев пользователей;
• сопоставление альтернативных проектов информационных систем. Проводится путем сопоставления ССВ рассматриваемых систем;
• выбор между разработкой и закупкой (makeorbuydecision), обычно в отношении программного обеспечения. Распространенное в прошлом предпочтение собственных программных разработок покупным программным продуктам нередко вело к повышенным эксплуатационным расходам. Модель ССВ позволяет сопоставить как первоначальные затраты на закупку или разработку программного продукта, так и на его эксплуатацию, обеспечивая тем самым базу для объективного сопоставления;
• принятие решения о полном или частичном аутсорсинге эксплуатации информационных систем, а также выбор поставщика услуг аутсорсинга. Модель ССВ позволяет сопоставить расценки поставщика услуг аутсорсинга с ССВ собственной информационной службы предприятия, а также цены и условия различных поставщиков услуг аутсорсинга;
• бюджетирование ИС. Правильно построенная модель ССВ позволяет на основании портфеля проектов по развитию информационных систем спрогнозировать эксплуатационные затраты на информационную инфраструктуру предприятия.

Таким образом, модель ССВ, предоставляющая менеджерам информационной службы данные о скрытых затратах, обеспечивает принятие обоснованных решений по широкому кругу проблем управления информационной службой. Расширения и модификации модели ССВ



Факторное моделирование ССВ информационной инфраструктуры предприятия

Использование модели ССВ в управлении информационными системами и технологиями на предприятии опирается на понятие факторов, управляющих ССВ. Согласно теории ССВ, разработанной GartnerGroup, к ним относятся:

по общим характеристикам (профилю) предприятия:

• отрасль или вид бизнеса;
• географическое положение;
• размер предприятия;
• процентный состав пользователей по видам;
• по видам технологических платформ и объема применения каждой из них:
• виды и модели используемых серверов;
• виды и модели используемых настольных ПК;
• виды и модели используемых мобильных ПК;
• виды и модели используемых периферийных устройств;
• виды и модели используемого сетевого оборудования;

по управлению информационными системами и технологиями:

• технология управления информационной системой;
• бизнес-процесс (процессы)управления информационной системой;
• квалификация и мотивация персонала;
• по степени сложности информационной системы:
• организация информационной службы (ИС);
• уровень обслуживания и бизнес-процессы ИС;
• организация управления средой конечных пользователей;
• технологическое обеспечение управления информационной системой: ПО;
• технологическое обеспечение управления информационной системой: оборудование.

Компания GartnerGroup предлагает набор инструментов, позволяющий определить ССВ для произвольного предприятия. Набор инструментов включает в себя ряд количественных показателей, определяющих состояние каждого из факторов, управляющих ССВ, методику определения этих показателей и программное обеспечение, позволяющее рассчитать величину ССВ при заданных значениях показателей. Данная методика (внутрифирменное наименование GartnerGroup – индекс ССВ) обновляется ежеквартально на основании обновленных данных GartnerManagement и GartnerAdvisory(подразделения GartnerGroup). Обновление позволяет учесть технологические изменения, последние достижения теории и практики менеджмента и т.д.

Техника бюджетирования, принятая в настоящее время российскими предприятиями, часто ориентирована на учет «внешних» расходов, то есть расходов на закупки и услуги сторонних организаций. Расходы на персонал, в частности персонал ИС, в таком случае учитываются единой строкой «Фонд заработной платы». В результате трудозатраты на поддержку пользователей, администрирование сетей, а также на управление ИС в бюджете не выделяются. Тем более не учитываются потери от простоя пользователей, самоподдержки и взаимоподдержки. В результате, если за рамками классических процедур бюджетирования остаются только оплаченные простои сотрудников, в российских бюджетах часто не выделяются и затраты па поддержку и администрирование. Такая практика стимулирует применение решений, экономящих затраты на закупки и внешние услуги за счет повышения затрат на техническую поддержку, администрирование, а также на простои, самоподдержку и взаимоподдержку пользователей.

Типичный пример такого рода широкое применение «пиратского» программного обеспечения российскими предприятиями. Снижению затрат на программное обеспечение в данном случае сопутствуют:

• повышение затрат на техническую поддержку со стороны ИС в связи с отсутствием документации и сервиса производителя;
• повышение затрат на простои, самоподдержку и взаимоподдержку пользователей;
• повышенные риски предприятия, связанные с незаконным характе­ром использования нелегального программного обеспечения.

Аналогичный пример – предпочтение российскими предприятиями собственных разработок покупному программному обеспечению. В данном случае ошибочное решение может быть принято вследствие игнорирования затрат на управление проектом, техническую поддержку и оплаченные простои пользователей.

Особую проблему управления ССВ для российских предприятий представляет недостаток внешних (отраслевых и народнохозяйственных) статистических данных.